Una nómina, es la factura que por imperativo de la normativa legal fiscal debe de confeccionar el empresario por los servicios prestado por unidad de tiempo (jornada) -hora, día, semana, o mes- de cada trabajador que este dado de alta en la empresa. Como factura que es, el recibo debe de contener todos los datos identificativos del empleador y del empleado: nombre legal de la Empresa, domicilio social, código de identificación fiscal (CIF), código de cotización de la Seguridad Social, periodo de liquidación (identifica el periodo por el que se abona la nómina), nombre del trabajador, número del documento nacional de identidad (DNI), número de cotización de la seguridad social del trabajador, categoría profesional, fecha de antigüedad en la empresa, código del tipo de contrato y centro de trabajo.

El procedimiento y contenido que se ha de seguir para su confección es el siguiente:

Devengos (Ingresos). Percepciones salariales o no salariales de cada trabajador: lo que recibe el empleado. Pueden ser dinerarias o en especies de cualquier clase o valor, sirve para calcular principalmente la base de cotización de la seguridad social y la base imponible del impuesto de la renta de las personas físicas de cada trabajador, datos utilizables para calcular sus descuentos (aplicando los tipos y porcentajes correspondientes) que luego se restaran en el concepto de deducciones.

• Salario Base: fijado por el convenio.
• Percepciones no salariales: dietas, plus de transporte, indemnizaciones, seguros médicos.
• Pagas extra: prorrateadas por meses según permanencia de alta en la Empresa, y según señalan los convenios colectivos laborales las pagas extras pueden ser dos veces al año y deben de ser abonadas en fechas determinadas -julio y Navidad-, en diversos sectores productivos existe además la paga de beneficios. (ver Artículo 31. Gratificaciones extraordinarias, del Estatuto de los trabajadores (España).
• Complementos salariales: pueden ser: por antigüedad; plus convenio (para subir el sueldo); retribución por idiomas; por puesto de trabajo; incentivos a comerciales…..
• Salario en especie: coche de la empresa, vivienda, pago del colegio o guardería de hijos….
• Total devengado: cantidad bruta antes de aplicar los descuentos por cotizaciones, impuestos y otros.

Deducciones: se incluyen las de Seguridad Social y Hacienda, y demás obligaciones adquiridas de forma voluntaria por el trabajador con la empresa: anticipos, préstamos, etc.

• Contingencias: Cálculo de las bases de cotización por Contingencias Comunes y la base de Cotización por contingencias profesionales, también la base de horas extras, etc. La base de cotización mensual se obtiene como regla general del total devengado anual incluyendo las pagas extras que señale el convenio, divido por 12 meses y multiplicado por los días o meses de alta del trabajador en la empresa
• A estas bases hay que aplicar los porcentajes correspondientes legales (modificables anualmente por ley) a descontar del total devengado:
  • Contingencias comunes: un porcentaje de la Base de Cotización por Contingencias Comunes. En caso de baja por enfermedad, el salario a percibir es un porcentaje legal (ver regla dictada por la ley) de la base de cotización del mes (o días) anterior al día efectivo de la baja multiplicado por los días reales de baja por enfermedad del periodo (mes). En caso de baja por accidente, no existen descuentos de días, el complemento por accidente existe en la mayoría de convenios laborales que respetan el 100 del salario bruto percibido desde el mismo día del accidente hasta su alta por recuperación. La baja por maternidad cobra también el 100 del sueldo. El completo por enfermedad común o profesional, accidente o maternidad, es un pago delegado por orden de la seguridad social que realiza el empresario en la nómina, importe que minora del pago total en el boletín de cotización (TC1). Las personas inscritas en el Régimen General de la Seguridad Social en España gozan de múltiples beneficios sociales. En España, el empresario en el momento de alta de su actividad puede optar en firmar un contrato de adhesión a la Seguridad social institucional o una Mutua privada.
    • Desempleo: un porcentaje de la Base de Cotización por Contingencias Profesionales
    • Formación profesional: otro porcentaje de la Base de Cotización por Contingencias Profesionales, se destina a cursos.
  • Impuesto Sobre la Renta de las Personas Físicas: conocido como IRPF: es la retención porcentual que se aplica sobre el total devengado anual que se paga a Hacienda y que varía según el total devengado y la situación familiar. Cambia si lo hacen las circunstancias personales del empleado (aumento de sueldo, nacimiento de un hijo). No se puede pedir a la empresa que retenga más para pagar menos al hacer la declaración de la renta.
• Una vez hecho todo este procedimiento, al total devengado se le restan la totalidad de las deducciones legales realizadas, que son las contingencias comunes, el desempleo, la formación profesional y el IRPF -(sobre la retribución salarial y en especie en su caso valorada)- dando como resultado el neto a pagar empresarial que percibirá el trabajador.

Total de deducciones: Todo lo que se descuenta.

Líquido total a percibir (neto a cobrar): Cantidad monetaria que cobra el trabajador.

Otras consideraciones:

• Grupo de Cotización: actualmente no importa estar en un grupo u otro para cotizar más o menos, sólo depende del sueldo personal. El importe que sobrepase a la base de cotización máxima mensual señalada cada año por Ley para el grupo 1, no cotiza a la seguridad social; para el año 2014 el importe máximo es de 3.425,70 €. Los grupos de cotización vienen determinados por el puesto de trabajo y el salario. Existen 11 grupos de cotización, con bases mínimas y máximas.
• Categoría o grupo profesional: determina el salario mínimo establecido en el convenio de cada empresa que depende de su actividad, y se publican actualizados cada uno o dos años en los boletines provinciales. En los convenios colectivos hay unas tablas salariales que marcan el salario mínimo que corresponde a cada una de las categorías profesionales. En casos de cotización por días, la base mínima se fija en una cantidad de euros por día. La determinación de la pertenencia a un grupo profesional es el resultado de la ponderación, entre otros, de los siguientes factores: Conocimientos y experiencia (formación básica o específica necesaria para cumplir correctamente la actividad encomendada), iniciativa, autonomía, responsabilidad, mando y complejidad.
• Código contrato: el 100 corresponde a un contrato indefinido a tiempo completo; el 401, a un contrato por obra o servicio a tiempo completo; 420, a prácticas a tiempo completo, ver la tabla que a tal efecto señala la Ley para los demás tipos de contrato que existen en la actualidad.
• Certificado de retenciones e ingresos a cuenta del Impuesto sobre la renta de las Personas Físicas: Documento que confecciona la empresa por imperativo legal al final de cada ejercicio fiscal y que debe entregar al trabajador, en donde tiene que señalar las retribuciones brutas anuales percibidas, el total de las deducciones (gastos) y las retenciones legales aplicadas a la nómina.
• La nómina, en su concepto contable y fiscal, sigue el criterio de caja: se imputan los ingresos y gastos a medida que se realizan los cobros o los pagos.